Kluczowe elementy pierwszego spotkania z klientem ws. organizacji uroczystej kolacji lub wydarzenia
Wszystko zaczyna się od rozmowy. To nie tylko sprzedaż usługi, to budowanie relacji i zaufania. Z perspektywy szefa gastronomii, kluczowe jest Sprawić, by organizator/klient poczuł, że trafił w ręce eksperta, który nie tylko zrealizują jego zamówienie, ale stworzy dla niego i jego gości niezapomniane doświadczenie. Musimy przejść od roli sprzedawcy do roli doradcy i architekta tego wydarzenia.
Fundament – stworzenie atmosfery zaufania i partnerstwa
Zanim przejdziemy do pytań o liczbę gości i menu, najważniejsze jest zbudowanie relacji.
- Aktywne słuchanie – to absolutna podstawa. Skup całą swoją uwagę na kliencie. Notuj, utrzymuj kontakt wzrokowy. Pokaż, że jego wydarzenie jest dla Ciebie ważne.
- Empatia i zrozumienie – prowadź rozmowę, a nie przesłuchanie. Używaj zwrotów takich jak: „Doskonale rozumiem, że zależy Państwu na…”, „To wspaniała okazja, z przyjemnością pomożemy ją uświetnić…”.
- Pozycja eksperta-doradcy – nie bądź tylko biernym odbiorcą informacji. Delikatnie podsuwaj sugestie, dziel się doświadczeniem. Klient przyszedł do Ciebie, bo oczekuje profesjonalnego wsparcia.
Zrozumienie „DLACZEGO?” – Serce uroczystości
To najważniejsza część merytoryczna. Musisz zrozumieć nie tylko „co”, ale przede wszystkim „dlaczego”.
- Okazja i jej charakter – zapytaj wprost z charakter wydarzenia. Charakter okazji definiuje ton całej uroczystości.
- Gość honorowy – czy jest jedna lub kilka osób, które mają być w centrum uwagi? Jakie są ich upodobania? Co sprawiłoby im największą radość?
- Pożądany nastrój i atmosfera – to kluczowe pytanie. Użyj pytań otwartych:
-„Jaki nastrój chcieliby Państwo osiągnąć podczas tej kolacji? Czy ma być to eleganckie i formalne spotkanie, kameralna i intymna kolacja, a może coś bardziej żywiołowego i nowoczesnego?”
-„Jak wyobrażają sobie Państwo idealny przebieg tego wieczoru?”.
Informacje podstawowe o kliencie i wydarzeniu
Agenda – podstaw która pozwoli nam dokładnie opisać oczekiwania organizatora.
- Dane kontaktowe i formalne
- Imię i nazwisko głównego organizatora:
- Numer telefonu kontaktowego:
- Adres e-mail:
- Adres realizacji usługi (dokładny adres domu/mieszkania):
- Czy będzie potrzebna faktura? Jeśli tak, na jakie dane (Firma/Osoba prywatna, NIP itd.)?
- Szczegóły wydarzenia:
- Data wydarzenia – warto zapytać o elastyczność, jeśli pierwszy termin jest zajęty
- Okazja – wesele, urodziny, rocznica, spotkanie biznesowe (to wpływa na charakter menu i atmosferę)
- Liczba gości – dorośli? Dzieci – jeśli tak, w jakim wieku i czy dla nich przewidziane jest inne menu?)
- Godzina przybycia do restauracji.
- Przewidywana godzina zakończenia wydarzenia.
- Charakter imprezy: (np. elegancka kolacja zasiadana, luźniejsze spotkanie z elementami interakcji z Szefem Kuchni, kolacja tematyczna)
- Budżet (delikatny, ale ważny temat): Należy poruszyć go z wyczuciem. Zamiast pytać „Ile Pan/Pani ma pieniędzy?”, zapytaj:
-„Abyśmy mogli przygotować ofertę idealnie dopasowaną do Państwa oczekiwań, czy moglibyśmy określić orientacyjne ramy budżetowe na osobę lub na całość wydarzenia?”
-Można też przedstawić widełki cenowe naszych standardowych pakietów, aby ułatwić klientowi określenie swoich możliwości.
- Kwestie kulinarne i menu:
Preferencje i oczekiwania co do menu.
- Rodzaj kuchni: (np. polska nowoczesna, włoska, francuska, azjatycka, fusion, molekularna, wegetariańska, wegańska itp. Czy są jakieś ulubione kuchnie lub takie, których należy unikać?)
- Ulubione smaki, potrawy, składniki gościa honorowego.
- Składniki, których należy bezwzględnie unikać – nielubiane produkty, alergie, nietolerancje pokarmowe u gości – to pytanie jest absolutnie kluczowe i wymaga szczegółowego omówienia!
- Proszę o listę wszystkich alergii i nietolerancji (np. gluten, laktoza, orzechy, skorupiaki itp.).
- Dania specjalne – czy oprócz dań standardowych potrzebne będą opcje wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe, dla diabetyków, kobiet w ciąży itp. dla konkretnych gości? Ile takich porcji?
- Liczba dań: (np. przystawka zimna, przystawka ciepła, zupa, danie główne rybne, danie główne mięsne, deser, ewentualnie dodatkowe amuse-bouche, petit fours)
Wybór formy serwisu
- Serwis talerzowy (serwowane): Elegancki, kontrolowany, idealny na bardziej formalne przyjęcia. Wymaga precyzyjnej pracy kuchni i sprawnej obsługi kelnerskiej. Pozwala na lepszą kontrolę porcji i food costu.
- Bufet: Daje gościom większy wybór, sprzyja integracji. Wymaga odpowiedniej aranżacji przestrzeni, dbałości o estetykę prezentacji potraw i stałego uzupełniania. Może być trudniejszy w kontroli food costu, jeśli nie jest dobrze zaplanowany.
- Serwis mieszany: Często najlepsze rozwiązanie – np. przystawka i danie główne serwowane, a deser i zimne przekąski w formie bufetu.
- Live cooking / Stacje tematyczne / Bufet grillowy: Dodatkowe atrakcje, które urozmaicają przyjęcie i angażują gości. Wymagają dodatkowego planowania i personelu.
Logistyka Serwisu
- Harmonogram – precyzyjne ustalenie godzin serwowania poszczególnych dań, przerw. To musi być zsynchronizowane z kuchnią, barem i ewentualnymi atrakcjami.
- Personel – odpowiednia liczba kelnerów, barmanów, pomocy kuchennej – klucz do płynnej obsługi. Lepiej mieć o jedną osobę za dużo, niż za mało.
Przestrzeń jadalna i organizacja stołów
- Ustawienie stołów – kształt, wielkość, wizualizacja do wydruku.
Serwis i obsługa:
Personel
- Obsługa kelnerska – jeden kelner zwykle obsługuje 8-12 osób przy serwisie zasiadanym.
- Barman – jeśli planowany jest bardziej rozbudowany serwis alkoholi.
- Posiłek dla obsługi: (Standardowo przy dłuższych realizacjach zapewnia się posiłek dla zespołu – warto to ustalić).
Zastawa stołowa i dekoracje
- Zastawa stołowa – jeśli organizator ma możliwość wyboru to pokarz talerze, sztućce, szkło, obrusy, serwetki, elementy dekoracyjne stołu: np. świeczniki itp.
- Kwiaty na stoły – czy klient organizuje we własnym zakresie, czy oczekuje propozycji/realizacji?
Napoje zimne i alkohol
Napoje bezalkoholowe i ciepłe
- W jaki sposób będą serwowany i w czym. (Woda gazowana/niegazowana, soki, inne napoje – np. świeżo wyciskane, lemoniady domowe).
- Forma serwisu – serwis niemiecki, bufety (Open bar przez cały czas, określona ilość, zakup i rozliczenie wg zużycia?).
- Kawa, herbata
- Forma serwisu – serwis niemiecki, bufety (Open bar przez cały czas, określona ilość, zakup i rozliczenie wg zużycia?).
Alkohol
- Rodzaj alkoholu – wino białe/czerwone/musujące, piwo, mocniejsze alkohole – jakie preferencje?
- Sposób zapewnienia
-Alkohol powierzony przez klienta: (Wtedy ustalamy opłatę korkową/serwisową za obsługę, chłodzenie, szkło).
-Alkohol zapewniany przez nas:
-> Open bar (ryczałt za osobę lub na całość).
-> Sprzedaż według spożycia (z ustaloną marżą).
-> Pakiety alkoholowe.
- Wedding Bar/dedykowany barman czy jest potrzeba stworzenia specjalnego miejsca do serwowania drinków z profesjonalnym barmanem?
Dodatkowe elementy i usługi
Atrakcje i udogodnienia
- Oprawa muzyczna
- Inne dodatkowe atrakcje – Live Cooking np. stacja tatarów
Po zakończeniu wydarzenia
- Pakowanie pozostałego jedzenia – czy klient życzy sobie, aby ewentualne produkty jedzenia zostały zapakowane?
Budżet i kwestie formalne
- Budżet – przygotowanie prognozy rozliczenia jakie są przewidywane koszty imprezy.
- Potwierdzenie i umowa – Informacja o zasadach rezerwacji terminu, zadatku, terminach płatności, polityce anulowania.
- Ostateczne potwierdzenie liczby gości – na ile dni przed imprezą klient musi podać ostateczną, wiążącą liczbę uczestników.
- Kwestie Odpowiedzialności – ewentualne zapisy dotyczące odpowiedzialności za szkody.
Ważne wskazówki
- Słuchaj aktywnie – pozwól klientowi mówić, zadawaj pytania otwarte.
- Bądź doradcą – jeśli klient nie jest pewien, podsuwaj sugestie, bazując na swoim doświadczeniu.
- Wyjaśniaj – jeśli zadajesz pytanie, które może wydawać się klientowi niejasne, krótko wyjaśnij, dlaczego ta informacja jest Tobie potrzebna.
- Notuj wszystko – dokładne notatki to podstawa.
- Podsumuj – podsumuj kluczowe ustalenia, aby upewnić się, że wszystko dobrze zrozumiałeś.
- Przestrzeń na pytania – zakończ spotkanie pytaniem: „Czy mają Państwo jeszcze jakieś pytania, na które mógłbym teraz odpowiedzieć?”.
Podsumowanie – strategiczne znaczenie pierwszego spotkania z klientem
Fundamentalnym celem pierwszego spotkania z klientem w sprawie organizacji uroczystej kolacji/wydarzenia kulinarnego nie jest transakcyjna sprzedaż, lecz strategiczne zbudowanie fundamentu pod przyszłą, udaną współpracę. Jest to proces diagnostyczny, którego powodzenie warunkuje precyzyjne dopasowanie usługi do często niewyrażonych wprost oczekiwań klienta. Spotkanie to stanowi pierwszy i najważniejszy etap w budowaniu merytorycznej wiarygodności oraz zaufania, które są walutą w branży premium.
Sukces jest uwarunkowany transformacją roli z biernego oferenta w proaktywnego architekta doświadczenia. Taka zmiana perspektywy wymaga przejścia od prezentacji gotowych rozwiązań do zadawania wnikliwych pytań, które pozwolą zrozumieć nie tylko logistykę wydarzenia, ale przede wszystkim jego cel, pożądaną atmosferę i kontekst emocjonalny. Ekspert-doradca nie tylko słucha, ale i słyszy, aktywnie kształtując koncepcję wydarzenia, zarządzając oczekiwaniami i demonstrując wartość restauracji poprzez wiedzę i profesjonalizm.
Efektem tego procesu jest zdolność do przełożenia abstrakcyjnej wizji organizatora/klienta – takich pojęć jak „elegancja”, „intymność” czy „prestiż” – na konkretne, spójne i mierzalne elementy, od kompozycji menu uwzględniającej harmonię smaku, tekstury i wizualności, przez dobór odpowiedniego stylu serwisu, aż po aranżację przestrzeni. Nie chodzi już tylko o serwowanie dań, ale o reżyserię wielowymiarowego doświadczenia kulinarnego, które opowiada historię i pozostawia trwałe, pozytywne wrażenie.
Inwestycja czasu i zaangażowania w ten początkowy etap minimalizuje ryzyko nieporozumień na dalszych etapach współpracy, maksymalizuje satysfakcję organizatora i w perspektywie długoterminowej buduje reputację restauracji jako godnego zaufania partnera, zdolnego do realizacji najbardziej wymagających projektów.
Autor artykułu: Jarek Walczyk – Mistrz kulinarny i Doradca gastronomiczny.