Jak otworzyć lokal gastronomiczny krok po kroku. Etapy, procedury
„Kiedy brakuje nam wizji, gonimy za iluzją”. Dlatego realizację marzeń o własnej restauracji warto zacząć od planu. A konkretnie od szczegółowego planu związanego z budżetem. Bo też zakładanie lokalu gastronomicznego powinna poprzedzać solidna, finansowa koncepcja. Na tym jednak nie koniec. Co zatem trzeba wiedzieć przed otwarciem restauracji? Gdzie się czają największe pułapki?
Jeżeli kuchnia jest Twoim naturalnym środowiskiem, to jest to połowa sukcesu. Druga połowa kryje się w tabelkach, znajomości rynku i procedur, z jakimi wiąże się otwarcie lokalu krok po kroku, oraz umiejętnie dobranej kadrze, która stanowi absolutną podstawę każdej restauracji. Zanim zatem poderwiesz swój biznes do lotu, upewnij się, że nie zaliczysz upadku już na starcie.
Jak otworzyć restaurację? Pierwsze niezbędne kroki
„Nic mnie tak nie rozwinęło, jak własna firma” – przyznała w jednym z wywiadów Jolanta Piela. Przygotuj się zatem, że już na etapie planowania własnej restauracji będziesz musiał odpowiedzieć sobie na szereg pytań: od tego, jaki rodzaj kuchni chcesz oferować, poprzez charakter swojego lokalu, aż po koszty, jakie są związane z jego wynajmem. Możesz bowiem wybrać uliczny food truck, przytulną kawiarnię, kameralne bistro lub klasyczną restaurację. Konsekwencją tej decyzji będzie nie tylko styl i sposób urządzenia wnętrza, a zatem rozkład stolików, rodzaj oświetlenia, ilość pomieszczeń gospodarczych, czy powierzchnia kuchni. To przede wszystkim sposób serwowania potraw, charakter menu (przemyśl obecność potraw sezonowych, wegetariańskich oraz tych dla dzieci), oraz zrobienie w nim miejsca na aktualne trendy, których Twoi odbiorcy będą poszukiwać. Nie zapominaj także do kogo kierujesz swoją ofertę: musi być ona bowiem dostosowana do preferencji lokalnej społeczności.
Kolejnym krokiem jest wybór formy prawnej Twojej działalności. To bardzo ważny moment bowiem ta decyzja będzie rzutować na sposób prowadzenia księgowości, rozliczania przychodów w Twojej restauracji, rodzaju kosztów uzyskania przychodu, płacenia podatków i wypłaty wynagrodzenia. Dokładnie przeanalizuj zatem mocne i słabe strony zarówno jednoosobowej działalności gospodarczej, jak również różnego rodzaju spółek (m.in. spółki z o.o., spółki cywilnej czy też spółki partnerskiej).
Wyposażenie lokalu i wybór dostawców – najpierw poznaj koszty
Koszty urządzenia nawet najmniejszej restauracji potrafią ostudzić nawet największy zapał. Zanim zatem podpiszesz umowę na wynajem lokalu upewnij się, że zdajesz sobie sprawę z czym się mierzysz. A zatem zdejmij na chwilę różowe okulary i trzeźwym okiem oceń nie tylko atrakcyjność położenia (natężenie ruchu, dostęp do komunikacji, bliskość konkurencji). Zwróć przede wszystkim uwagę na stan techniczny. Czego bowiem Ty nie dostrzeżesz, dostrzegą urzędnicy, od których decyzji będzie zależeć otwarcie Twojej restauracji. Zwracaj zatem uwagę na obecność (oraz stan techniczny) wentylacji, instalacji elektrycznej oraz instalacji wodno-kanalizacyjnej. Ich brak lub stopień wysłużenia, może być Twoim narzędziem do negocjowania ceny wynajmu lokalu. Obowiązkowo upewnij się również czy lokal będzie posiadać odrębne pomieszczenia do przechowywania żywności, oraz ujęcia wody (umywalka z bieżącą wodą do mycia rąk to absolutna konieczność).
Kolejnym krokiem jest sprzęt. Ten do gastronomii to zupełnie inna liga niż ten, którego używasz w domowym zaciszu. Jeżeli nie jesteś w stanie finansować zakupu pieca, kuchenki, lodówki, zamrażarki, zmywarki, robotów kuchennych i ekspresu do kawy gotówką (choć ta opcja otwiera większe możliwości negocjacji), porównaj oferty jego leasingu lub wynajmu. Policz również koszty remontu, bo te z roku na rok rosną jak na drożdżach. Sporządź rzetelne podsumowanie cen mebli, oświetlenia, armatury, posadzek, akcesoriów do wnętrz oraz kosztów robocizny.
Już na starcie dobrze jest również być uzbrojonym w wiedzę na temat dostawców oraz warunków współpracy. To ważny element całej układanki, ponieważ koszty żywności to 30% miesięcznego budżetu. Wprawdzie biznes robią ludzie, ale minimalne progi zamówień, terminy płatności oraz czas realizacji zamówień to twarde zasady, do których, przynajmniej na początku będziesz musiał się dostosować. Poznaj zatem oferty i warunki hurtowni, lokalnych producentów żywności oraz piekarni. Jeżeli masz w planach bardziej ekskluzywne produkty, sprawdź ich dostępność i koszty. Zyskaj pewność, że nic na tym polu Cię nie zaskoczy.
Pozwolenia i zgody – kiedy już zdecydujesz się na urządzanie
Kiedy działalność została zarejestrowana (w CEIDG dla jednoosobowej działalności, w KRS dla spółki) koszty masz już przeliczone, umowa na wynajem lokalu podpisana, a konkretne oferty na sprzęt i urządzenie leżą na stole, pamiętaj, aby sporządzić projekt. To rola stricte dla architekta, który specjalizuje się w lokalach gastronomicznych. Najtrudniejsze etapy otwierania restauracji to bowiem te, które wiążą się z kontrolą Państwowej Inspekcji Sanitarnej (teoretycznie musisz do niej zgłosić lokal min. 14 dni przed otwarciem, ale decyzja Inspekcji o odbiorze lokalu jest niezbędna przy składaniu wniosku o koncesję na alkohol zatem nie czekaj do ostatniej chwili jeżeli planujesz jego sprzedaż), Państwowej Straży Pożarnej (weryfikuje lokal pod kątem zgodności z przepisami przeciwpożarowymi), Urzędu Gminy (zweryfikuje zgodność z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego) a także Głównego Inspektoratu Ochrony Środowiska (zarejestruj lokal jeżeli będziesz produkował odpady spożywcze). Pamiętaj, że źle wykonany projekt położy się cieniem na Twoich planach. Nawet drobne niedopatrzenia mogą bowiem sprawić, że restauracja nie zostanie dopuszczona do użytkowania.
Jeżeli masz zamiar oferować alkohol, pomyśl dużo wcześniej o uzyskaniu koncesji (procedura krok po kroku: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou280). Oczekiwanie na rozpatrzenie wniosku może bowiem potrwać miesiąc, ale w wyjątkowych sytuacjach nawet do dwóch (a obowiązkowym załącznikiem jest zaświadczenie o zarejestrowanej działalności, podpisana umowa wynajmu lokalu, odbiór lokalu przez Sanepid). Ten należy składać do urzędu miasta i mieć na uwadze, że są 3 typy zezwolenia na alkohol (na piwo oraz do 4,5 zawartości alkoholu, do 18% i powyżej 18% zawartości alkoholu). Jeżeli masz zamiar oferować alkohole od tych najsłabszych po te najmocniejsze, wtedy musisz złożyć 3 wnioski.
A skoro już o urzędach mowa, to po drodze przygotuj się również na wizytę Państwowej Inspekcji Pracy (tu musisz zgłosić lokal w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności, jeżeli zatrudniasz pracowników), a także na odwiedziny ze strony UOKiK (w celu kontroli cen produktów). Jak zatem widzisz instytucji, które muszą wydać zgodę na prowadzenie restauracji jest całkiem sporo.
Ostatnie kroki – personel i marketing
Kiedy ruszy urządzanie lokalu, zadbaj o poszukiwane pracowników: kelnerów, kucharzy, barmanów i managera. Koszt pracowników to 25-27% Twojego budżetu zatem upewnij się, że stawiasz na właściwych ludzi. Sukces Twojej restauracji w dużej mierze zależy bowiem od jakości właśnie tych ludzi.
Posiadane przez nich kwalifikacje są ważne, ale nie mniej istotne jest szkolenie z zakresu filozofii Twojej restauracji, znajomości potraw, produktów oraz ich pochodzenia. Dlatego nie zapomnij o rzetelnym wdrożeniu całego zespołu w działalność Twojego lokalu. Im więcej wiedzy przekażesz im na początku, tym mniej błędów popełnią w późniejszej pracy i obsłudze Twoich gości.
Skup się również na marketingu. Podobno „prowadzenie firmy bez reklamy jest jak puszczanie oka do dziewczyny przy zgaszonym świetle – tylko Ty o tym wiesz”. Dlatego jak najszybciej opracuj także strategię marketingową Twojej restauracji. Składa się na nią nie tylko zbudowanie strony internetowej, ale także sposób komunikacji w sieci, wybór grupy docelowej oraz kanałów, za pomocą których do tej grupy dotrzesz. Być może dobrym pomysłem będzie skorzystanie z agencji marketingowej, która specjalizuje się w internetowej budowie wizerunku. Tu z pewnością opłaci się posiadana przez nich wiedza na temat kampanii reklamowych, które skutecznie pozwolą zwrócić uwagę na Twój biznes.
Kiedy poradnik otwierania lokalu gastronomicznego masz już wykuty na pamięć…
… a otwarcie restauracji zbliża się wielkimi krokami, nie pozostaje Ci nic innego, jak tylko zakasać rękawy i brać się całym sercem do pracy. Prowadzenie własnej restauracji to bowiem piękna przygoda, ale również nie mniej wymagająca. Pamiętaj zatem aby dbać o jej wizerunek, śledzić nie tylko aktualne trendy, ale również konkurencję, monitorować ceny dostawców, aby mieć jak najbardziej korzystną ofertę i umiejętnie zarządzać swoimi zapasami, aby unikać kosztownych strat. Lecz przede wszystkim słuchaj swoich klientów. Bo jak mawiał Ingvar Kamprad „najbardziej niezadowoleni klienci to Twoje najlepsze źródło nauki”.